Software de gestión de inventario para el seguimiento y la optimización de inventarios
Rastrear actividades históricas
Implementar un software de gestión de inventario en línea te ayuda a monitorear el historial de productos, las actividades operativas y las actualizaciones clave en todo tu flujo de trabajo empresarial.
- Cada ajuste, transferencia de inventario y actualización queda registrada en el Informe de Movimiento de Inventario para una trazabilidad completa.
- Haz seguimiento al historial de compras con tus proveedores para entender mejor los patrones de compra y mejorar la negociación o planificación.
- Mantén un registro completo de las actividades del personal en el Historial de Actividades, mostrando quién realizó qué acción dentro del rango de fechas seleccionado. Esto mejora la responsabilidad y transparencia, especialmente útil para identificar errores o áreas de mejora.
- Utilizando el número de serie asignado a cada producto, puedes seguirlo a lo largo de su ciclo de vida, ya sea que esté en inventario o ya vendido.
Ajustes de productos defectuosos
La obsolescencia del inventario, los productos caducados o dañados y los defectuosos pueden causar pérdidas económicas y perjudicar la reputación de tu marca.
- Con un software de seguimiento de inventario en línea, puedes rastrear eficientemente estos productos asignando un número de serie a los artículos individuales o un número de lote para productos agrupados.
- Los gerentes pueden hacer ajustes de inventario o transferencias con solo unos clics cuando haya cambios en el almacén. Las actualizaciones en tiempo real en sistemas basados en la nube ayudan a prevenir errores como recoger del almacén incorrecto, duplicar productos o enviar artículos defectuosos.
- Todos los cambios se registran en el Informe de Movimiento de Inventario y el Historial de Actividades, garantizando trazabilidad y transparencia totales.
- En artículos devueltos o intercambiados, los detalles del producto siguen siendo rastreables incluso si ya fueron vendidos o regresados al almacén original.
Recordatorio de reordenación
El suministro insuficiente o las interrupciones en la cadena de suministro son desafíos constantes para las empresas mayoristas. Por otro lado, el exceso de inventario inmoviliza el capital de trabajo y reduce la flexibilidad empresarial.
- Con la función de Recordatorio de Reorden en el software de gestión de inventario en línea, puedes establecer un nivel mínimo de inventario y una cantidad de reorden para cada producto, vinculados directamente con el proveedor adecuado.
- Cuando el stock llega al umbral, EMERGE te notificará automáticamente en el panel de control y generará una Orden de Compra Propuesta con los artículos y cantidades correspondientes, lista para revisar y enviar al proveedor.
- Utilizando el Informe de Pronóstico de Inventario junto con los informes de Tendencias de Productos y Ventas, puedes definir una fórmula de punto de reorden basada en las ventas diarias promedio y el período de cobertura de inventario deseado.
Gestionar cambios y devoluciones
Los cambios y devoluciones de los clientes se pueden gestionar fácilmente con software. Con un sistema centralizado actualizado en tiempo real y sincronizado en la nube, puedes rastrear cada producto vendido y procesar solicitudes de devolución o cambio con precisión.
- Si se emitió una factura antes de la devolución, se generará automáticamente una nota de crédito vinculada a la factura, asegurando la precisión del estado financiero.
- Los niveles de inventario se ajustan automáticamente cuando un artículo se devuelve o se intercambia, manteniendo registros de inventario precisos en tiempo real sin trabajo manual.
- Los productos devueltos se colocan nuevamente en el almacén original (o se marcan como dañados si es necesario), y los artículos intercambiados se descuentan del inventario correspondiente. Puedes realizar las actividades de inventario para garantizar que todos los cambios queden registrados.
- Además, nuestro software de inventario con códigos de barras integrado en EMERGE agiliza tus operaciones y facilita la entrada de datos. Para cambios y devoluciones, solo escanea el código de barras y el estado del inventario se actualizará automáticamente.
Flujo de aprobación
Para las empresas de distribución mayorista, la comunicación y colaboración entre departamentos es esencial para reducir errores y mejorar la eficiencia.
- Los ajustes manuales de inventario y otras acciones críticas como compras, ventas, registro de usuarios o aprobación de facturas pueden pasar por un flujo de aprobación configurado en EMERGE. Puedes definir múltiples niveles de aprobación para alinearlos con tus controles internos.
- Usando un software de gestión de inventario en línea, los administradores pueden asignar derechos de aprobación a usuarios específicos según sus roles, garantizando que las decisiones estén en manos correctas.
- Cada vez que se presenta un documento, el aprobador recibe una notificación y puede revisarlo, aprobarlo o rechazarlo, aumentando la conformidad y reduciendo el riesgo operativo.
- Para empresas con múltiples almacenes o ubicaciones, el software de seguimiento de inventario EMERGE proporciona una plataforma centralizada para facilitar la coordinación. Con control de acceso por usuario, las aprobaciones y cambios se mantienen organizados incluso en equipos distribuidos.
Estado del inventario en tiempo real
En EMERGE, hacemos un seguimiento de las existencias de dos formas principales: cantidad física (en existencias) y cantidad disponible.
- El inventario físico que tiene en su almacén también se conoce como stock disponible o existencias físicas en su inventario. Esto es importante si su empresa es una empresa a la que se recurre para obtener existencias inmediatas.
- El inventario disponible es el inventario restante después de las existencias de venta comprometidas.
- Tiene en cuenta todas las compras y ventas que pueden no estar físicamente en su inventario.
Controlar esa información con éxito puede ayudarlo a prevenir problemas que no deberían ocurrir al administrar su empresa. Por ejemplo, hacer suposiciones incorrectas sobre la cantidad de producto que tiene antes de cerrar un pedido de un cliente.
Proceso de ventas sin interrupciones
Asegurando que tu proceso de ventas sea fluido, sin espacio para demoras o esperas, el tiempo y la flexibilidad son factores valiosos aquí.
- Para distribuidores mayoristas que también manejan ventas al por menor o directas, EMERGE ofrece creación rápida de órdenes de venta, diseñada para transacciones rápidas e incluye soporte para impresión térmica, todo integrado en el software de seguimiento de inventario.
- Si una orden es aprobada pero algunos artículos no están en stock, puedes crear fácilmente una orden pendiente para tu proveedor o iniciar un envío parcial, asegurando flexibilidad sin detener el proceso.
- Las facturas y envíos pueden crearse directamente desde la ventana de órdenes de venta, haciendo todo el proceso transparente.
- Los servicios postventa como gestión de devoluciones, reemplazos o reclamaciones de garantía pueden manejarse dentro del módulo CRM integrado en el software de seguimiento de inventario en línea.
Optimizar el proceso de producción
Con el módulo de fabricación de EMERGE, puedes gestionar y supervisar fácilmente tus operaciones de fabricación de principio a fin.
- Configura plantillas de producción basadas en la fórmula de tu producto o lista de materiales. También puedes asignar derechos de acceso para asegurar que los datos sensibles de fabricación estén protegidos y solo accesibles para el personal autorizado.
- Todas las órdenes de trabajo se listan y organizan en la función de Órdenes de Trabajo en Línea, donde puedes rastrear el estado en tiempo real de cada orden y hacer seguimiento de cada actividad en el proceso de fabricación.
- Usa el Informe de Línea para ver órdenes en progreso y completadas, con seguimiento detallado durante el rango de fechas que selecciones, ofreciéndote una visibilidad completa de tu producción y desempeño.
- Si necesitas fabricar un producto en una orden de venta, puedes crear una orden de producción directamente desde la orden de venta, conectando ventas y fabricación de manera fluida para un flujo de trabajo más eficiente.
Seguimiento del rendimiento
En la distribución mayorista, construir una sólida red de representantes de ventas y tiendas en consignación es clave para el crecimiento. Por eso, hacer seguimiento del rendimiento en todos los niveles es crucial para el éxito de tu negocio.
- Con los informes de comisiones del módulo CRM de EMERGE, puedes rastrear fácilmente los prospectos, oportunidades y conversiones de cada representante a lo largo del tiempo, ayudándote a evaluar la productividad y premiar a los mejores.
- No todos los proveedores rinden igual. EMERGE te permite hacer seguimiento del rendimiento de entrega de los proveedores para identificar retrasos, errores o patrones que afecten tu cadena de suministro y tomar decisiones más inteligentes.
- ¿Quieres saber quiénes son tus clientes más valiosos? EMERGE guarda registros en tiempo real del gasto del cliente, facturas pendientes, débitos e historial de pagos, para que puedas construir mejores relaciones y recompensar la lealtad con confianza.
Características del oro
Solicitud de cotización (informe RFQ)
EMERGE ofrece una función útil llamada informe RFQ KPI. Esta función permite a los usuarios registrar las cotizaciones que reciben de los proveedores. Ayuda a comparar precios, cantidades mínimas de pedido (MOQ) y tiempos de entrega estimados entre proveedores. El objetivo es encontrar el que ofrezca las mejores condiciones para aumentar las ganancias de la empresa.
Esto es especialmente útil para empresas mayoristas o comerciales que manejan muchas cotizaciones y pedidos de proveedores y clientes.
Con el informe RFQ, puede agilizar sus operaciones, ahorrar tiempo a sus empleados y hacer que su empresa sea más eficiente en general. Específicamente, con estos datos, los usuarios pueden crear fácilmente órdenes de compra utilizando el informe RFQ. Le ayuda a evaluar qué tan bien se desempeña su personal en la búsqueda de los mejores proveedores/productos a través del informe RFQ KPI.
Estas son las funciones específicas:
- Lista RFQ: registra los precios de los artículos y las condiciones de compra para facilitar la cotización.
- Informe RFQ: combina datos de RFQ para comparar las condiciones entre proveedores y datos históricos. Ayuda con las compras al por mayor.
- Informe de KPI de RFQ: recopila métricas sobre el desempeño del comprador y muestra qué tan exitosos son en sus compras.
Por solo $19 por mes o $99 por año, ¿cree que podría mejorar significativamente el desempeño de su personal en la toma de decisiones?
Flujo de trabajo comercial
Con esta función, puede emitir compromisos de compra/venta anuales a los clientes en función de los contratos firmados. A continuación, se emiten varios lotes de venta a lo largo del año, cada uno ajustable dentro del compromiso total. Los lotes se rastrean con números únicos asignados para facilitar el seguimiento.
Este flujo de trabajo es adecuado para empresas con compromisos contractuales:
- Granjas y plantaciones que solo pueden proporcionar una producción estimada cada mes, pero que tienen contratos por un año completo
- Contratistas gubernamentales con compromiso total, pero que deben cumplir con cantidades más pequeñas durante todo el año
- Empresas de mantenimiento con contratos con proveedores para "reservar" productos en un contrato anual que requiere que los suministros se cumplan semanalmente, mensualmente o según demanda.
A partir de $99/mes o $829/año, esta función proporciona una solución asequible para gestionar las obligaciones contractuales y las cadenas de suministro de manera eficiente.
