Software de gestión de pedidos para empresas de distribución y comercio
El mejor software de gestión de pedidos ofrece una solución que maneja de manera eficiente el seguimiento y procesamiento de los pedidos de los clientes desde la creación hasta la entrega, pasando por ventas, inventario, cumplimiento y pago.
En las empresas de distribución mayorista, los pedidos suelen recibirse de múltiples fuentes que reflejan la necesidad de múltiples canales de venta como ventas directas, plataformas de comercio electrónico B2B o a través de corredores o tiendas en consignación. Esta realidad requiere una coordinación efectiva entre varios departamentos y personas, incluyendo la colaboración entre el personal de almacén, representantes de ventas, gerentes, compradores, personal de entrega y contadores. También requiere colaboración con entidades externas como proveedores, distribuidores, transportistas y proveedores de logística.
¿Cómo optimizar los sistemas de gestión de pedidos utilizando software?
Crear pedido de venta rápidamente
- Con la funcionalidad de gestión de productos de EMERGE, puede establecer rangos de precios, implementar precios escalonados y personalizar listas de precios para los clientes. Así, al crear un pedido de venta, seleccionar la lista de precios correcta o el precio de venta específico para cada cliente puede hacerse de manera más precisa y rápida.
- Para ventas directas en tiendas físicas que algunas empresas mayoristas puedan tener, ofrecemos una función de creación rápida de pedidos especialmente diseñada para operaciones minoristas cuando necesita un proceso tan rápido y sencillo como un sistema POS.
- Con información clara sobre el lote y la fecha de caducidad que se muestra junto con el artículo seleccionado al crear un pedido, esperamos ayudar a que su proceso de ventas sea más preciso y a utilizar el inventario de forma más eficiente según el método FIFO.
- Se pueden añadir cargos adicionales proporcionalmente a los artículos individuales o al pedido completo para satisfacer las necesidades de cobro de algunas empresas mayoristas globales.
- Los pedidos de Shopify pueden importarse fácilmente a EMERGE. Estos pedidos de venta se marcarán automáticamente como Shopify, haciendo que el seguimiento y la generación de informes sean más precisos.
Una aplicación de gestión de pedidos que se puede usar desde un smartphone, iPad o portátil puede ayudar a su representante de ventas a crear pedidos en cualquier lugar, sus consignatarios pueden enviar pedidos para su revisión, y los pedidos de otras plataformas de comercio electrónico pueden importarse al software.
Gestionar órdenes de compra en el software de gestión de pedidos
En EMERGE, también puede gestionar órdenes de compra de manera eficiente para garantizar ventas oportunas y disponibilidad.
- Establezca un punto de reorden con una cantidad mínima para que el sistema de gestión de pedidos le recuerde cuando el inventario alcance el umbral. Las órdenes de compra se crearán automáticamente con el proveedor adecuado que haya configurado previamente; solo necesita revisarlas y enviarlas, sin preocuparse por la exactitud.
- Si tiene muchas órdenes pero desea mantener un inventario ajustado, la función de pedidos pendientes en EMERGE puede satisfacer sus necesidades. El sistema revisa todas sus órdenes de venta actuales y las compara con su inventario, proponiendo un pedido pendiente al proveedor correcto con la cantidad exacta de producto que necesita comprar.
- En cuanto a la necesidad de encontrar proveedores confiables para una gestión de inventario ajustada, el Informe de Desempeño de Entrega de Proveedores le mostrará el rendimiento de los proveedores, ayudándole a identificar a los confiables.
Cumplimiento y entrega de pedidos en el sistema de gestión de pedidos
Un buen software de gestión de pedidos no solo ofrece la funcionalidad de gestión de pedidos, sino que también rastrea el proceso de cumplimiento hasta la entrega, haciendo que todo el proceso sea fluido y eficiente.
- Desde la orden de venta, puede crear rápidamente envíos como envíos parciales, envíos completos o envíos directos según sus necesidades. El estado de entrega de todos los envíos se almacena en el módulo de cumplimiento, donde puede rastrear y monitorear los envíos y generar facturas para ellos.
- EMERGE soporta una versión móvil donde puede iniciar sesión usando su teléfono inteligente o escáner. Esto ayuda a su personal de almacén a acelerar el proceso de embalaje escaneando códigos de barras. Toda la información sobre envíos y pedidos se puede rastrear fácilmente en su teléfono.
- Además, puede crear e imprimir etiquetas de código de barras y etiquetas de envío en EMERGE. Soportamos la impresión de múltiples etiquetas a la vez en tamaño A4 y una etiqueta individual (5X2.5CM), una forma de ahorrar dinero.
Factura, Pago y Seguimiento del Estado del Pedido
- Siga el estado de sus pedidos con actualizaciones en tiempo real en etapas como Pendiente, Confirmado, En proceso, Enviado y Entregado. También puede personalizar estos estados para adaptarlos a su flujo de negocio. Esto mantiene a usted y a sus clientes informados en todo momento.
- Al usar un sistema de gestión de pedidos, puede configurar el acceso de usuarios para sus empleados para garantizar la transparencia financiera y especificar los procesos de aprobación en ventas, facturas y compras para asegurar que todo sea preciso y esté bajo control.
- En EMERGE, puede seguir fácilmente facturas y pagos de clientes en Cuentas por Cobrar, y monitorear recibos de proveedores en Cuentas por Pagar. Sus registros financieros permanecen organizados y accesibles con actualizaciones de estado en tiempo real. También puede generar y emitir rápidamente notas de crédito para clientes y notas de débito para proveedores.
- EMERGE también ofrece una API abierta, facilitando la integración con sus pasarelas de pago y sistemas de facturación existentes para transacciones más fluidas y automatizadas.
Gestión de Devoluciones y Cambios
En muchas empresas de distribución mayorista, el servicio postventa, como el soporte a las solicitudes de los clientes después de la compra de un producto, es prioritario. Esto se debe a que este proceso puede definir toda la experiencia de compra del cliente. EMERGE ofrece un módulo CRM que le ayuda a organizar y centralizar el servicio postventa de manera ordenada sin interrumpir sus informes de inventario y financieros actuales.
- Los casos de soporte como devoluciones, cambios y solicitudes de reemplazo pueden gestionarse eficazmente en el módulo CRM. Puede seleccionar fácilmente qué orden de venta pertenece a qué cliente e identificar qué artículos requieren soporte con la ayuda del software.
- Todos los documentos relevantes, incluidas las solicitudes de devolución/cambio y cotizaciones, pueden adjuntarse a cada caso de soporte. El sistema de gestión de pedidos asociará automáticamente estos documentos con el artículo, la orden de venta y el cliente correctos.
- Si se ha emitido una factura para el producto devuelto, EMERGE emitirá automáticamente una nota de crédito que coincida con la factura. El nivel de inventario se ajustará en consecuencia cuando el artículo sea devuelto al almacén designado.
Gestión de órdenes de producción
Para algunas empresas que tanto fabrican como venden al por mayor, EMERGE ofrece un Módulo de Producción que te ayuda a monitorear el proceso de fabricación en detalle.
- Puedes crear plantillas de producción para líneas de productos que tienen un progreso de fabricación sólido. Estas plantillas solo pueden ser vistas por quienes les hayas otorgado acceso, asegurando que no se exponga información sensible.
- Desde las órdenes de venta aprobadas, puedes crear órdenes de producción si un artículo está agotado, esto para mantener un inventario reducido y ahorrar efectivo en stock parado.
- La línea de producción completa o la orden de producción serán rastreadas con información completa, como el estado de cada etapa junto con la lista de materiales y más información sobre el lote o la fecha de expiración.
- En EMERGE, puedes configurar unidades base de medida y unidades adicionales. Con este enfoque para productos y materiales, administrar y rastrear se vuelve más fácil y detallado. Esto también ayuda en la fabricación cuando algunos productos requieren fórmulas complejas.
Plataforma de Compras B2B eCart
EMERGE ofrece una solución de gestión de pedidos estable y rentable para empresas de distribución mayorista llamada eCart. Es una plataforma de compras B2B donde puedes invitar fácilmente a tus clientes a comprar en tu tienda personalizada.
- Configura listas de precios para campañas promocionales o para clientes leales individuales con precios fijos, descuentos o precios escalonados para cada artículo o incluso para productos variantes.
- El pedido del cliente se sincronizará y actualizará con tu pedido de venta en el flujo estándar. También puedes establecer aprobaciones para los pedidos de venta provenientes de eCart.
- Los clientes pueden descargar documentos como órdenes de venta, envíos, facturas o rastrear el estado de los pedidos de venta desde su lado con facilidad. De esta manera, puedes ahorrar tiempo tanto para clientes como para vendedores mientras aseguras una experiencia de compra personalizada para el cliente.
- Toda la información del cliente sobre sus compras con tu empresa, como el valor total de los pedidos que han realizado, sus compras en eCart, notas de crédito, pagos o cualquier deuda, se almacena en el resumen de cada cliente en EMERGE.
Integración
- Para contabilidad: QuickBooks Online y Xero están integrados en EMERGE. Puede exportar sin problemas datos financieros importantes como facturas, pagos y ajustes de inventario COGS a su software contable.
- Para la gestión de almacenes: software de inventario con código de barras totalmente integrado, que le permite escanear artículos para actualizaciones de inventario, cumplimiento de pedidos y acelerar los procesos de envío.
- Para comercio electrónico: se soporta Shopify, Magento y WooCommerce, lo que le permite sincronizar su catálogo de productos e importar pedidos de clientes directamente a EMERGE.
- Para facturas y pagos: las integraciones de Airwallex y Stripe le permiten enviar facturas digitales y recibir pagos fácilmente, acelerando su flujo de caja. EMERGE también admite API abiertas si sus clientes requieren métodos de pago alternativos.
- Para envíos y cumplimiento: apoyamos la integración con ShipStation para gestionar transportistas, imprimir etiquetas y rastrear entregas por usted.
La aplicación de gestión de pedidos en el negocio de distribución mayorista en la actualidad y sus desafíos
La gestión de pedidos desempeña un papel crucial en el funcionamiento eficaz de las empresas, en particular en las empresas de distribución mayorista. El panorama de la distribución mayorista ha experimentado cambios notables, lo que ha generado nuevos desafíos en el ámbito de la gestión de pedidos.
Estos desafíos suelen estar determinados por factores como los rápidos avances tecnológicos, las expectativas cambiantes de los clientes y las complejidades de las redes de la cadena de suministro global. La integración perfecta con las plataformas de comercio electrónico, la gestión de diversas carteras de productos, la garantía de una visibilidad en tiempo real del inventario y la optimización de los procesos de cumplimiento de pedidos se encuentran entre los desafíos contemporáneos a los que se enfrentan las empresas en el dinámico campo de la gestión de pedidos.
Además, la necesidad de seguridad de los datos y el cumplimiento de las normativas en evolución plantea desafíos constantes para mantener la integridad y la eficiencia de las soluciones de gestión de pedidos.
En consecuencia, las soluciones de gestión de pedidos deben adaptarse a estos cambios para mantener operaciones fluidas y eficientes. Para identificar la solución adecuada para su empresa, es fundamental comprender primero las razones que hacen necesaria dicha solución.
¿Por qué su empresa necesita un software de gestión de pedidos?
Porque el software de gestión de pedidos es una solución fundamental en el comercio moderno, que agiliza todo el ciclo de vida de los pedidos para lograr la excelencia operativa. Esta solución de gestión de pedidos garantiza precisión, velocidad y adaptabilidad, automatizando tareas propensas a errores y fortaleciendo las bases de su negocio. Con una integración perfecta en los sistemas esenciales, crea una plataforma unificada para la toma de decisiones informada, mejorando la colaboración interna y proporcionando una visión holística de la dinámica de su negocio.
La adaptabilidad del software es crucial para navegar por las fluctuaciones del mercado, los cambios en el comportamiento de los clientes y las regulaciones cambiantes. Su resiliencia se convierte en un activo invaluable para las empresas que luchan por la sostenibilidad y el crecimiento. Al centralizar la información, fomentar la comunicación entre departamentos y romper los silos, el software de compra de pedidos mejora la productividad general, creando un entorno cooperativo alineado con los objetivos comunes.
Y EMERGE, un software de compra de pedidos de vanguardia diseñado para elevar las operaciones de su negocio. Gracias a su interfaz fácil de usar, EMERGE garantiza una experiencia fluida en la gestión de pedidos, inventario y relaciones con los clientes. Va más allá de la automatización, ya que ofrece adaptabilidad a las necesidades dinámicas del negocio y proporciona información en tiempo real para tomar decisiones informadas. EMERGE no es solo una herramienta para los desafíos actuales; es su socio estratégico para el éxito futuro en el panorama en constante evolución del comercio moderno.
